ContactKeeper 1.4.3 > Opiniones (1)

¿Dónde vivía la prima Raquel?. ¿Recuerdas el teléfono de José Ramón?. ¡¡¡No me diga que se me ha olvidado felicitarte de nuevo!!!. Hoy os quiero hablar sobre un programa gratuito que hace las veces de agendaelectrónica. Su nombre es Contact Keeper V 1.4.3 y seguro que a muchos de vosotros os resultará de lo más útil, al menos así ha sido en mi caso.

Hace unos meses decidí buscar alguna aplicación libre de costes que me permitiera tener almacenados todos mis contactos (direcciones postales, teléfonos, e-mails, cumpleaños, etc). Tal como suelo hacer en estos casos, entré directamente en mi página de búsquedas de confianza, softonic.com (donde suelo descargar la gran mayoría de pequeñas aplicaciones que me hacen la vida un poquito más fácil). Buscando y buscando encontré este programa con una puntuación bastante alta (10 sobre 10 de softonic y 8,6 sobre 10 de usuarios), un total de casi 90.000 descargar globales desde mayo de 2004, lo que lo sitúa en el puesto número 1 en su categoría. Sin más me lancé a su descarga y posterior instalación. Aquí os detallo todo cuanto es necesario saber sobre esta humilde pero eficaz agenda electrónica.

¿QUÉ ES CONTACT KEEPER Y DÓNDE CONSEGUIRLO?

ContactKeeper es una pequeña aplicación creada por VANI, de fácil uso, con una interfaz muy sencilla e intuitiva, de libre distribución (_freeware_) y rápida instalación, diseñada para almacenar direcciones postales, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, fechas de cumpleaños y notas varias sobre todos nuestros contactos. Por lo tanto se puede clasificar dentro de los programas ofimáticos como una pequeña agenda electrónica.

Todo aquel que esté interesado puede descarga la aplicación desde la página web de Softonic (www.softonic.com). Tan sólo debe hacer la búsqueda desde la caja de texto situada en la parte superior de la pantalla y pinchar sobre el enlace que permite la obtención del programa de forma gratuita. También se puede buscar por categoría (Windows > Gestores información > Agendas > Contactos > ContactKeeper). Desde la propia página web de Softonic nos indican que ContactKeeper es compatible con múltiples sistemas operativos (Win95/98/98SE/Me/2000/NT/XP/Vista), que ocupa alrededor de unos 2 MB y que al archivo que vamos a descargar ha sido analizado con más de 30 antivirus por lo que se considera altamente fiable.

Página de Softonic: http://contactkeeper.softonic.com/
Página oficial: http://www.vani.be/contactkeeper/

YA LO TENGO DESCARGADO... AHORA, ¿CÓMO LO INSTALO?

Una vez tengas el archivo SoftonicDownloader_para_contactkeeper.ex​e descargado tan sólo tendrás que hacer doble click sobre este programa y se iniciará el típico proceso de instalación.

Tendrás que aceptar el acuerdodelicencia y a continuación te preguntará si deseas descargar e instalar la barra de herramientas de Babylon (recomiendo desmarcarlo aunque eso ya va al gusto de cada uno). Seguidamente comenzará a descargarse el fichero propiamente dicho de ContactKeeper y el proceso avisará sobre la inminente instalación de la aplicación.

Nos preguntará la ubicación (podemos dejar la que viene por defecto) y por último si deseamos crear un icono en el escritorio de acceso directo.

Un último click sobre el botón SIGUIENTE y tendremos la agenda lista para usarla en unos pocos segundos.

CONTACT KEEPER: ESTRUCTURA Y FUNCIONES

La estructura de ContactKeeper es muy básica, al estilo de cualquier programa Windows que tengamos instalado en nuestro PC. Paso a detallarla de arriba hacia abajo:

* Barra de título: es la barra superior que aparece al abrir cualquier programa en Windows y contiene el nombre del programa en la parte izquierda y tres botones en la parte derecha para minimizar, maximizar-medianizar y cerrar el aplicativo.

* Barra de herramientas: consta de cinco menús desplegables que paso a detallar.
1.- Menú de base de datos: permite crear una nueva base de datos, abrir una ya existente o cerrar la que estamos utilizando. Desde aquí también podremos hacer una copia de nuestra base de datos e incluso enviarla por e-mail a la dirección que indiquemos (esta opción no termina de funcionarme correctamente). Por último nos aparecerán las últimas bases de datos que hemos utilizado y la última opción será la de cerrar el menú desplegable.
2.- Persona: desde aquí podemos añadir, modificar o eliminar cualquier contacto de nuestra agenda.
3.- Acción: aquí tenemos disponibles los accesos a las principales funcionalidades de la aplicación, que pasaré a detallar en el siguiente apartado: Exportar, buscar, e-mail y calendario de cumpleaños.
4.- Opciones: desde aquí podemos cambiar el idioma a cualquiera de los 44 disponibles, indicar cuál es la base de datos por defecto que se utilice al ejecutar ContactKeeper, mantener actualizada la agenda en el caso de que aparezcan nuevas versiones, personalizar el recordatorio de cumpleaños y modificar el formato de fecha o el tamaño de letra.
5.- Ayuda: desde aquí nos podemos dirigir a la página de ayuda de la aplicación (http://www.vani.be/contactkeeper/) y ver los créditos del aplicativo.

* Barra de iconos de acceso rápido: desde aquí podemos acceder directamente a las utilidades más importantes de la agenda sin necesidad de buscarlas a través de los menús desplegables. Son las siguientes: nueva base de datos, abrir base de datos, añadir contacto, modificar contacto, eliminar contacto, exportar contactos, buscar contactos, crear lista de distribución y calendario de cumpleaños (se detallan en el siguiente apartado).

* Barra de búsqueda: es una sencilla caja de texto donde podemos insertar el texto que contiene el contacto que deseamos buscar. Es una búsqueda automática por lo que los resultados irán apareciendo o desapareciendo conforme vayamos escribiendo caracteres.

* Lista de contacto: aquí se listan todos nuestros contactos y podemos acceder a sus datos pinchando sobre su nombre.

* Créditos: es la parte central del aplicativo donde aparece el logo de la agenda así como la versión, la página web de contacto y el tipo de licencia.

* Barra de estado-detalle: nos indica en todo momento qué base de datos estamos utilizando (normalmente se utilizará la que viene por defecto (C:\Documents and settings\usuario\Mis documentos\ContactKeeper.

mdb) y el número de registros de que consta nuestra agenda. ContactKeeper utiliza la tecnología de MicrosoftAccess, de ahí que la extensión de la base de datos sea .mdb. Si abrimos el archivo ContactKeeper.mdb podremos ver que la estructura es muy simple, tan sólo consta de tres tablas: Email, Person y Phone.


Las funciones añadidas de esta agenda electrónica no son muchas pero resultan de gran utilidad y son las que hacen a esta aplicación más interesante. Son las siguientes:

* EXPORTAR: esta utilidad sirve para crear listados personalizados de contactos con los campos que nos interesen, dirigido a una posterior impresión en papel. La forma de crear los listados es muy sencilla, tan sólo hay que seleccionar aquellos contactos que queramos mostrar del panel izquierdo y pasarlos al panel derecho. A continuación seleccionaremos los campos que deseemos y el formato en que se creará la lista (XHTML o TXT).

* BUSCAR

: es la utilidad que permite aplicar filtros a nuestra lista de contactos para hacer búsquedas más selectivas con condiciones múltiples. Nos permite localizar contactos por nombre y/o apellido/s, por rango de fechas de nacimiento, por dirección postal, por número de teléfono, por dirección de correo electrónico e incluso por texto que esté incluido en las notas.

* E-MAIL: esta utilidad está destinada a generar listas de distribución de correo electrónico. La forma de uso es muy similar al caso anterior. Seleccionamos los contactos del panel izquierdo y los pasamos al panel derecho. A continuación elegimos el formato de separación entre los distintos e-mails (por comas o por puntos y comas) y se genera el listado que podremos copiar y utilizar en cualquier programa de correo electrónico al estilo Hotmail, Gmail, Outlook, etc. Esta utilidad trae una función añadida: RESULTADO DE LA BÚSQUEDA. Mediante este botón podemos generar el listado de e-mails de una búsqueda realizada previamente. Es decir, si primero hacemos una búsqueda de los contactos que nacieron antes de 01/01/2000 y a continuación vamos a la opción de E-MAIL y pinchamos sobre esta función, se generará el listado de e-mails de las personas nacidas antes del 1 de enero del año 2000.

* CALENDARIO: con esta utilidad tendremos localizados todos los cumpleaños en formato calendario, del año actual, el anterior y el posterior. Es una mini-aplicación formada por varias opciones. La opción de guardar nos permite crear una página html con los cumpleaños por cada mes que seleccionemos, la opción de imprimir manda a nuestra impresora el mes actual, la opción configurar página permite modificar los parámetros que controlan los márgenes, los encabezas y pies y las opciones de papel para su posterior impresión. También podemos cambiar la apariencia del calendario con tres skins o plantillas, así como el día de inicio (el domingo o el lunes).

* RECORDATORIO DE CUMPLEAÑOS: esta utilidad (a mi parecer de lo más interesante), nos abre una pequeña ventana cada vez que iniciamos nuestro PC donde se listan los próximos cumpleaños a partir de un determinado número de días que podemos indicarle, así como la fecha de cada uno de ellos y la edad que cumplen.

Esta utilidad puede activarse o desactivarse en cualquier momento desde el menú opciones > recordatorio de cumpleaños.

PROS Y CONTRAS DE CONTACT KEEPER

Muchas son las ventajas de esta pequeña agenda electrónica:

• Licencia Freeware: lo que quiere decir que es una aplicación de libre distribución por la que no hay que pagar para poder utilizarla.
• Interfaz sencilla: sus pocas opciones bien diferenciadas permiten un manejo claro, eficaz e intuitivo.
• Fácil instalación: el proceso de instalación no tiene dificultad alguna y se completa en un par de minutos.
• Escasos requisitos: ocupa poco espacio en el disco duro y apenas tiene requisitos técnicos, por lo que podrá ser instalado en cualquier sistema Windows sin problemas.
• Funciones añadidas: sin duda alguna son las que hacen especial a esta agenda electrónica, especialmente el calendario y el recordatorio de cumpleaños.
• Gran variedad de idiomas: en total son 44 los idiomas disponibles.
• 
  Rapidez: cualquier acción sobre esta agenda es prácticamente instantánea, inclusive las búsquedas.
  
  Pero no todo es perfecto y por lo tanto, siempre se puede mejorar:
  
• No permite importaciones: o al menos esta opción no aparece reflejada en ningún menú. Es decir, quien vaya a utilizarla deberá empezar desde cero. Quizás se pueda ajustar nuestra antigua base de datos al formato que utiliza ContactKeeper y tratar de abrirla con esta agenda, aunque no estoy seguro de que esto vaya a funcionar al cien por cien.
• Campo dirección no tipificado: esto quiere decir que la dirección es un campo de texto libre donde podemos escribir lo que deseemos, pero a la hora de hacer búsquedas la tarea se complica pues no podremos filtrar por calle o por población.
• Calendario limitado: tan sólo se pueden añadir fechas de cumpleaños asociadas a un contacto. Quizás fuera conveniente modificar este apartado para poder añadir tantas fechas como queramos asociadas a cada contacto. De esta forma, además de los cumpleaños podríamos señalar los aniversarios, las reuniones y cualquier fecha destacada.
• Interfaz pobre: no es realmente una desventaja pues la apariencia no influye ni en el manejo ni en la funcionalidad, pero tampoco se lo han currado mucho a la hora del diseño.
  
  

OPINIÓN PERSONAL

La decisión de instalar esta aplicación en mi portátil llego el día en que mi móvil decidió jubilarse anticipadamente sin previo aviso, perdiendo de esta forma todos los teléfonos, direcciones y fechas importantes. Desde entonces, añado en mi agenda toda la información de mis contactos para no olvidarla. Además, el recordatorio de cumpleaños me ha sacado de más de un apuro, pues no me caracterizo precisamente por mi buena memoria para recordar los cumpleaños.

También es un buen método para guardar información adicional sobre tus contactos, como por ejemplo, las direcciones de sus blogs, el nombre de sus hijos, su fecha de aniversario... en fin, cualquier cosa que se te ocurra podrás tenerla guardada en el apartado general de NOTAS.

Sin lugar a dudas recomendaría esta pequeña agenda electrónica a todo aquel que desee tener sus contactos organizados. Si además sueles ser ese tipo de personas a las que les gusta recordar y felicitar los cumpleaños, ContactKeeper te será de gran ayuda.