GOLDMINE 5.0, de GOLDMINE SOFTWARE CORPORATION, es un programa empresarial que cubre muchísimas funciones; un todo en uno. Es el software de gestión empresarial más completo actualmente. GOLDMINE 5.0 está especialmente indicado para departamentos administrativos y administrativo-comerciales, como es mi caso, y utilizado en grandes multinacionales también a nivel gerencial.
Su característica básica es que es multifuncional y el empresario puede olvidarse de comprar agendas, libretas post-its y tener que controlar muchos archivos para sus tareas de oficina; lo agrupa en un mismo programa. Es un gestor muy potente a todos los niveles que funciona correctamente con WINDOWS 98, 2000 y XP. Utilizo habitualmente GOLDMINE 5.0 versión 5.5 que dispone de las siguientes herramientas:
Agenda: con la que podremos clasificar todos nuestros contactos y después buscarlos por nombre de empresa, contacto, teléfono, dirección, ciudad, fax, teléfono móvil, tipo de contacto (cliente, proveedor, interno, prensa...), industria, sector de actividad...La agenda es muy sencilla de manejar, sus busquedas son instantáneas y su capacidad está vinculada a la memoria del pc por lo que es enorme. Introducir los datos de cada contacto en la agenda es básico ya que a partir de ellos es desde donde se pueden utilizar las diferentes funciones del programa (faxes, e-mails, gráficos, estados contables, notas, etc.).
Como funciones adicionales a la agenda encontramos un calendario deplegable en pantalla dividido por años, meses, días e incluso por horas que permite redactar desde la pantalla del ordenador cualquier aspecto importante a recordar. Ello permite situar avisos y notas en pantalla, idénticas a las que se escriben en un post-it, pero directamente en pantalla, sin posibilidad de pérdida del papelito en cuestión y teniendo el lugar de trabajo más limpio y ordenado. Ello es muy útil para recordarnos llamadas, envíos de documentos...y cuenta incluso con uns servicio tipo pop-up con alarma sonora incorporada, que nos aparecerá en pantalla recordando el mensaje que hayamos introducido en "notas" del tipo "Llamar a...", "enviar e-mail a...", etc.
E-mail: a través del cual podremos contactar a través de la red con nuestros contactos. El e-mail almacena todo el historial de e-mails enviados, recibidos, borradores de cada contacto en su carpeta específica y a la vez en una general dividida por meses de emisión y recepción de correos. Las clásicas funciones de un correo electrónico utilizado con fines empresariales están presentes. Así encontraremos plantillas, direcciones de e-mail de contactos desglosados de otros datos, borradores, bandeja de entrada y salida que se pueden temporalizar, elementos eliminados...El correo electrónico debe de configurarse para ser utilizado desde GOLDMINE 5.0 a través de los clásicos pasos que nos dará el server con el que trabajemos. Es sencillo hacerlo y a partir de ese momento será completamente funcional, pudiéndose abrir diferentes cuentas de correo para los diferentes usuarios que utilicen el programa en la empresa.
FAX: El programa permite la emisión directa de documentos desde el ordenador al FAX del receptor y, a la inversa, recepción de FAXES directos al ordenador. Desde el mismo GOLDMINE 5.0 podremos visualizar lo recibido.
Es interesante también la función del historial de cada cliente. Los pasos a seguir son buscar al cliente en la agenda y consultar todas las notas que se han hecho durante conversaciones con este cliente, poder saber a qué horas llama, a que horas no está, si a leído el último e-mail que se le envío,tener accesibilidad a todos los e-mails enviados al cliente y recibidos del mismo, control de ventas efectuadas para realizar tareas de contabilidad y emisión de facturas, cobros o ventas; vamos, control total.
Goldmine también nos permite realizar gráficos relacionados con aspectos económicos (ideal para valoraciones, estimaciones, presentaciones y previsiones comerciales) pero también se puede configurar su creación por cualquier tipo de variable como horas de llamada, devoluciones de llamadas, ventas, citas, mensajes...tanto gráficos de barras como líneales.
Estos se pueden clasificar por fechas, por clientes, horas, etc. Cualquier aspecto es configurable y muy sencillo de hacerse. Los resultados son espectaculares. Para hacernos a la idea podemos incluso tener gráficos de a que hora nos llaman más clientes, a qué horas se cierran más ventas, cual es la hora de la quejas o cualquier aspecto relacionado. Aunque parezca que no sean importantes estos datos empresarialmente hablando, pues si lo son y mucho para diseñar convenientemente el horario del trabajador, saber a qué horas se necesitan más efectivos y cual es la mejor hora para el desayuno, establecer turnos...
Para facilitar tareas contables, GOLDMINE 5.0 cuenta con un conversor de euros a pesetas y, además, con un gestor de cálculo mediante el cual podemos poner las unidades que un cliente nos compra, por ejemplo, y el precio. El resultado en la divisa correspondiente aparece ipso-facto como si de una calculadora-conversor se tratase. También para esta finalidad, GOLDMINE 5.0 nos ofrece un gestor de previsiones de ventas, de cada cliente o general, del que posteriormente podremos sacar gráficos, emitir facturas, marcar fechas de facturación, cobro, marcar descuentos, rappels, auto-envíos de e-mails o faxes recordatorios de un pago/cobro...
Dependiendo del sector de la empresa que use GOLDMINE 5.0, esta función es habitualmente muy utilizada y de gran utilidad por su facilidad de manejo y rápidez, ya que podemos tener acceso a mucha información desde el mismo programa sin tener que estar abriendo diferentes programas y ralentizando el trabajo considerablemente.
En todo momento, GOLDMINE 5.0 permite la sencilla accesibilidad a informes, tanto de contactos, impresiones de calendario, informes de análisis, etiquetas y sobres -realización, visualización e impresión directa desde el pc-, informes de sistema, de correos, faxes, llamadas, horas, notas...Hay que pensar que el trabajador que más partido le sacará a este software, es aquel que tiene que estar constantemente abriendo diferentes carpetas.
Que si ahora anota que tienes que llamar a tal hora a tal cliente, que si ahora envíale un e-mail al otro, que si ahora calcula cuando te pagará el otro cliente...Por ello, es importante poder dominar cualquier aspecto desde un mismo programa; por órden y por tiempo. Lógicamente hay que ser ordenado en el uso de programa pero sin él; habría que serlo el doble.
Como complemento GODMINE 5.0 también pone a disposición del usuario la correcta administración de tareas y actividades. De esta forma, se pueden desplegar diversas ventanas configurables, por ejemplo la de contacto, e-mail y plantilla. Entonces, y según este ejemplo, podremos en tiempo real utilizar plantillas de texto, de gráficos, de contactos, de respuestas al cliente, de faxes, de e-mails, de facturación...las que hayamos predeterminado o diseñado.
Por si parece poco, GOLDMINE 5.0 también incorpora un cronómetro que permite medir tiempos de realización de una actividad o utilizable para el fín que se crea útil. Importante para días en que hay mucho trabajo y hay que repartírselo en tiempos predefinidos para poder acabar con el trabajo fijado. Es cuestión de organización y, desde el mismo programa ya te avisa, eres en todo momento consciente del paso del tiempo, cuánto queda, cuánto falta...
Lógicamente, todas las aplicaciones hasta el momento comentadas tienen su icono correspondiente, que en todo momento se ve en pantalla, fácil de acceder a él y sencillo cuando se conoce un poco el programa. El diseño tiene las intrínsecas limitaciones de un programa de gestión pero están cuidadas al detalle, atractivas y muy bien estructurado ópticamente. Es cómodo trabajar con él y si algo no sabemos hacer, contamos con la pestaña de ayuda que nos facilitará tareas a través de un conciso y amplio listado de preguntas y soluciones. Todo en castellano o en el idioma predefinido, como no.
GOLDMINE 5.0 también permite la configuración de ventanas propias que, a partir de la barra de herramientas superior clásica, se pueden desplegar. De tal forma se pueden tener a disposición guiones de ventas, de atención al público, de faxes, e-mails o el clásico manual empresarial para proceder adecuadamente en cualquier situación. Lógicamente es importante ser ordenado y saber donde está almacenada cualquier cosa para poder consultarlo. Es genial puesto que si en un momento no sabes como proceder con un cliente con el que se está hablando por teléfono pues con el clásico "Perdoneme un segundo por favor, tengo una llamada por la otra línea" pues se consulta lo que se debe de hacer y se procede adecuadamente.
Una opción configurable de GOLDMINE 5.0 es que filtre e-mails atendiendo a parámetros pre-establecidos. Por ejemplo, filtrar e-mails que no interesan mucho al usuario de GOLDMINE 5.0, por ser publicitarios, por ser de un contacto no deseado predeterminado, por ser por una cantidad de compra a presupuestar que no interesa.... Entonces, incluso se puede establecer, aunque esta es una función añadida a GOLDMINE 5.0 mediante software adicional, que GOLDMINE 5.
0 directamente envíe un correo electrónico a la persona que inicialmente envía ese e-mail informándole de un mensaje pre-determinado del tipo "Lo sentimos mucho...", "Agradecemos su interés pero....", "Su solicitud a sido pasada al departamento correspondiente...", etc. también es posible que en vez de un e-mail haga una llamada telefónica y ,tipo contestador, dé el mensaje oportuno. Estos aspectos son más para hacer bonito que para otra cosa ya que pocas empresas pueden permitirse el lujo de dar un trato de este calibre al cliente y lo normal es atenderlo lo mejor humanamente posible; y nunca mejor dicho.
La verdad es que GOLDMINE 5.0 es un programa empresarial de alto standing, que no todas las empresas se pueden permitir ya que su licencia va de 12.000 a 18.000 € dependiendo del número de usuarios que deseamos que puedan utilizarlo. En mi empresa solo es aplicable a tres ordenadores simultáneamente y es habitual que las empresas que lo tienen lo configuren para que se apague automáticamente de no ser utilizado, a un tiempo pre-establecido y amoldable. De esta forma está en marcha para el que lo utiliza, pero si no se usa, se habilita a que otro ordenador y usuario para que pueda trabajar con él. En todo momento cualquier usuario de GOLDMINE 5.0 puede consultar informaciones introducidas por otro usuario de la misma empresa si así está habilitado y ese es el motivo principal de que un jefe decida comprar GOLDMINE 5.0 ya que en todo momento puede saber qué está haciendo su trabajador, cuantos e-mails ha enviado, que indicaciones a puesto en "notas" del cliente X o cualquier cosa. Para un jefe, GOLDMINE 5.0, representa control total y para el trabajador organización total. Y ese aspecto es diferenciador de calidad de un pograma normal de un señor programa en términos empresariales. GOLDMINE 5.0 no deja cabos sueltos, no permite error, controlas todos, te controlan completamente y, si hay un fallo es tuyo y no del programa.
GOLDMINE 5.0 es el gestor empresarial más potente y completo en todas sus tareas que conozco y, su uso cada día me sorprende más de lo útil y funcional que es. Precisa de un conocimiento básico y la práctica es la que permite una utilización adecuada del programa, ya que llevar todas las acciones con soltura no es tarea de dos días. Pero vale la pena y mucho por sus cualidades y características que lo convierten en el software 10 empresarial.
